매일 1시간씩 생산성을 높였던 사례 공유 (보표레터 37호)

여러분들의 인박스 이메일은 안녕하신가요? 다들 마찬가지이겠지만 인박스 이메일에 메일이 정말 많이 들어옵니다. 마케팅 이메일부터 급하게 연락해야 하는 이메일 영어로 들어오는 이메일 한국어로 들어오는 이메일 다양합니다.

아침에 이메일 열어보는것이 때로는 부담이 될때도 있는데요. 여러분들도 그런지는 모르겠습니다. 회사 다닐 때도 업무 시작할 때 이메일을 열람하는것이 큰 부담이 되기도 했습니다. 그리고 그 외 정말 많은 도구들을 사용해봤지만 그저 그런 경험을 했고 실질적으로 생산성에 도움이 되지는 않았습니다. 그러다 지난주에 My First Million 팟캐스트에 1억 달러 규모의 회사를 운영하는 사람이 나와서 이 도구를 사용해서 매일 이메일에서 엄청난 시간을 절약할 수 있었다고 하는 내용을 봤습니다. 바로 아래 첨부 이미지입니다.

AI 시대에 항상 실질적으로 바쁜 사업가들은 인박스를 어떻게 정리하고 그들의 시간을 어떻게 더 생산적으로 활용하는지 항상 궁금하던 찰나에 이거다! 라는 생각에 바로 7일 무료 테스트를 진행해봤습니다. 그리고 정말 깜짝 놀란 순간들이 몇번 있었고 그 순간들을 공유해드립니다. 여러분의 이제 골치아픈 인박스와 이별하게 될지도 모르겠습니다.

1. 인박스를 정리해줄 비서 Fyxer AI

이 도구는 영국의 스타트업 회사입니다. 이 도구를 간단하게 말하자면 이메일을 연동하고, 구글 캘린더를 연동하고, 줌을 연동시켜서 나만의 AI 비서 역할을 시키는 것입니다. 만약 이메일이 정말 많이 들어오고 정리하기가 쉽지 않다면 활용해볼 것을 추천드립니다.

저의 가장 큰 문제는 라벨링이었습니다. 그리고 두 번째 문제는 이메일들에 회신을 보내는 것이었습니다. 두 번째 문제에서 회신을 보낼 때 시간이 은근히 많이 들어갑니다. 왜냐하면 우리는 반복적으로 작성해야 하는 부분들이 있고, 사실 어느 정도 답장이 정해져 있는 부분들도 있으니까요. 그렇다고 성의 없게 보낼 수도 없기 때문에 저에게는 이 부분이 하루에 최소 1시간 이상을 소비해야 했던 일이었습니다. 그러나 이런 문제들을 Fyxer AI가 모든 부분들을 해결했습니다.

아래에서 어떻게 해결이 되었는지 언급해보겠습니다.

2. 복잡한 인박스는 이제 끝! 라벨링을 저절로 해줘서 편했습니다.

저는 메일 정리는 기존에 Postbox 프로그램을 사용했었는데, 이제는 Postbox와 이별하고 Fyxer로 정착하려고 합니다. 위 이미지에 보이는 것처럼 인박스에 쏟아지는 수많은 이메일을 알아서 라벨링을 만들고 분류합니다. 가령 마케팅과 관련한 이메일들은 마케팅 라벨링을 붙여서 그곳에 보관합니다. 위에 보이는 라벨들은 제가 만든 것이 아니며, 분류도 제가 하는 것이 아닙니다. 이메일이 들어오면 Fyxer 비서가 저를 위해서 라벨링을 해놓는 것입니다.

마치 실제 비서처럼 말이죠. 그리고 어떤 이메일에 응답을 해야 하는지, 알림은 무엇인지, 마케팅 이메일은 무엇인지 등등 이 분류 작업만 자동으로 되는 것만으로도 시간이 많이 절약되었습니다. 그런데 제가 아까 언급한 두 번째 문제가 있었죠?

이메일에 회신하는 것, 이 부분도 문제가 해결되었습니다.

2. 미리 초안 답장을 다 작성해놓는다. 그것도 내 스타일대로!

저는 사실 이 부분에서 많이 놀랐습니다. 위에 보이는 이미지는 제가 답장해야 할 이메일이었습니다. 그리고 이 이메일을 열어보고 깜짝 놀랐습니다. 제가 작성한 것처럼 초안이 이미 다 작성이 되어있었기 때문입니다. 그것도 제가 작성하는 스타일대로 작성이 80%는 되었기 때문에 나머지 20%만 제가 수정해주고 보내기를 누르면 끝이었습니다.

이렇게 답장 초안을 미리 작성해주는 것이 생산성도 올려줬지만 내용에 대한 파악도 더 잘되었습니다. 이번 주 테스트해본 결과 매일 1시간 이상을 절약해주었습니다. 협업에 관한 이메일, 응답해야 하는 개인 이메일, 회사 이메일, 제조사와의 이메일 말할 것도 없이 쏟아지는 이메일 업무를 이렇게 자동화하게 되었습니다.

이외에도 Fyxer AI는 구글 캘린더를 파악하고 줌에 들어와서 노트를 작성하며 완전한 비서 역할을 충실히 합니다. 덕분에 이번 주는 매일 1시간 이상씩 더 만들어낼 수 있었습니다. 그야말로 요즘은 대 생산성의 시대입니다. 누가 더 높은 생산성을 갖추느냐에 따라서 더 많은 아웃풋을 만들어낼 수 있습니다. 몰라서 못 하는 게 아닌 알아도 시간이 없어서 못 하는 시대이니까 말이죠.

이번 주 Fyxer.ai에 대한 솔직한 제 경험을 공유해봤습니다. 현재 저는 유료 결제로 넘어갔습니다. 무료로 7일 테스트해볼 수 있습니다. 보표레터 구독자 여러분들도 무료로 7일 초청드릴 테니 테스트해보시길 바랍니다.

인생 점검 일정을 짜라! 정기적으로 의료 검진을 받는 것처럼 (애덤 그랜트의 싱크 어게인 25문장 발췌 노트)

여러분은 살면서 의견 충돌을 얼마나 경험하시나요? 그리고 그런 상황이 발생할 때마다 어떻게 그 상황을 헤쳐나가시나요? 현명하게 대처했다고 생각했지만 결국 상황이 안 좋았거나, 혹은 어떻게 대처해야 하는지 모르는 상황, 그것도 아니라면 의견이 충돌하는 것 자체가 매우 불편한 상황으로 느껴질 수도 있습니다.

사람이라면 자신의 의견과 불일치하는 의견을 만났을 때 당연히 불편할 수밖에 없을 것입니다. 저는 커뮤니티를 운영하면서 수많은 사람들을 만났고, 그 사람들과 의견이 모두 일치할 수 없었음을 인정합니다.

결국 상황은 지나가지만 사람은 남아야 하기에 우리는 상황을 현명하게 대처해야 합니다. 때로는 내가 맞다고 생각한 주장이 다를 수 있음을 인정해야 하는데, 이 부분이 쉬운 것은 아닙니다. 그럴 때 읽으면 좋은 책을 소개합니다.

애덤 그랜트의 『싱크 어게인』입니다. 말 그대로 다시 생각하기입니다. 이 책을 읽으면서 스스로를 돌아볼 수 있었고, 의견이 충돌하는 상황에서 전쟁처럼 접근하는 것이 아닌 춤을 추듯 접근해야 한다는 것을 배웠습니다.

이제 여러분에게도 소개합니다.

이 책에서 제가 가장 애정하는 문장 25문장을 발췌해 보았습니다.

시작합니다.

1. 브래드의 <인크레더블> 프로젝트에 선뜻 달려들지 못하고 망설였다. 바로 이때 브래드는 도전 네트워크를 구성했다. 그는 업무 갈등을 강화하고 제작 과정을 다시 생각하기 위해서 '해적들'을 모아서 '해적단'을 구성했다. 브래드는 픽사 내부의 해적들을 모아놓고는, 회사의 회계 담당자들이나 높은 사람들은 그들을 믿지 않을지 몰라도 자기는 그들을 믿는다고 말했다. 브래드는 그렇게 그들을 결집한 다음, 그들이 가지고 있는 아이디어를 찾아내기 위해서 자기 길을 걸어갔다. 브래드는 나에게 이렇게 말했다."나는 불만이 많은 사람을 원합니다. 왜냐하면 이런 사람이야말로 일을 더 잘하는 방법을 알고 있는데 그렇게 할 수 있는 길을 찾지 못해서 애를 먹거든요. 경주용 자동차가 도로를 질주해야지 차고에서 그저 헛바퀴만 돌리고 있다고 생각해보세요. 그냥 차고 문을 열어주기만 하면 됩니다. 그러면 그 사람들은 어디가 되었든 그곳으로 나를 데려다줍니다."
2. 사람들은 자기가 내리는 결론에 동의하는 사람보다 자기가 가진 생각에 문제를 제기하는 사람에게서 더 많은 것을 배운다. 강력한 지도자는 자기를 비판하는 사람을 가까이하며 그들의 목소리를 키워준다. 반면에 허약한 지도자는 자기를 비판하는 사람을 멀리하며 그들의 목소리를 죽여 버린다. 이런 반응은 권력을 가진 사람에게 한정되지 않는다. 비록 우리가 바람직한 원칙을 가지고 있다고 하더라도 현실에서 우리는 도전 네트워크의 가치를 자주 무시해 버린다.
3. 어떤 실험에서 자기 파트너로부터 칭찬보다는 비판을 더 많이 들은 사람이 파트너를 다른 사람으로 바꾸어 달라고 요청하는 비율은 그렇지 않은 경우의 네 배나 되었다. 온갖 다양한 직장에서 동일하게 나타난 결과인데, 동료들로부터 거친 피드백을 받은 직원은 그 동료들을 회피하거나 자기 관계망에서 삭제하는 전형적인 반응을 보였다.